国際見本市の出展中にお会いできたビジターさんとの大切なご縁。
出展後のフォローアップが大切と言いますが、様々な来場者がいた中で、どこまで必要でしょうか？
私の経験から、最初にはっきり申し上げてしまうと、
展示中に「これは商談につながるな」と感じた方以外で、
実際には、展示中に「これは商談につながるかもしれない」と感じた方以外へこちらから何度もフォローアップをしても、結果につながる確率は正直かなり低いと感じています。
これはヨーロッパやアメリカの文化の違いによるものかもしれません。
後から検討して商談に進むというよりも、出展中にすでに判断する傾向があるように思います。
また、脈があるな、、と思った時は逆にバイヤー側から積極的に連絡が来るくらいです。
最初は、他の展示経験の方からのアドバイスで、フォローアップメールを2、3回繰り返し送っていたこともありましたが、今ではその経験をふまえ、むやみに繰り返し送ることはしていません。
とはいえ、良い商談へつながらなかったとしても、その時は直接のお客様にならなそうに見えても、将来どのようなチャンスにつながるか分かりません。
そのため、私は今も最低限のフォローアップだけは常に行い、優先度をつけて工夫しています。
なお、これはあくまで私の経験からの判断であって、国の文化や業界によっては状況が異なるかもしれません。
フォローアップに関しては、やってみて初めて見えてくる部分も多いので、「どこまでやるか」の感覚をご自身で身につけていくこともおすすめします。
この記事では、具体的に、私が現在行なっている最低限のフォローアップの手順や気をつけることなどをお伝えします。
🎁無料プレゼント｜海外展示会 出展チェックリスト（PDF）
出展経験をもとに作成した、準備に役立つチェックリストを無料でお届けしています。
初出展でも安心して臨めるよう、時系列で整理した実践ガイド付き。
フォームにメールアドレスをご登録いただくと、すぐにPDFをお受け取りいただけます。
これからお話していくフォローアップの具体的なポイントは3つです。
- 来場者のデータベースを集計、整理
- 来場者へのフォローメールはなるべく早く
- カタログ、価格表、Proforma インボイスを要望や商談の内容に従って送る
ビジターの情報はどう整理する？
フォローメールを送るにあたって、後からも管理しやすいように、まずはビジターの情報をデータベースで管理します。
展示会の専用アプリで来場者情報をスキャンして保存できるような機能がある場合は来場者データをダウンロードできます。
このようなアプリがない場合は、従来の方法通り、いただいた名刺などを見て入力し、データを作成。
基本情報（会社名、担当者名、住所、連絡先、事業内容など）の他にも、話した内容や、雰囲気、自分のメモに従って補足情報を追加していきます。
特に、「商談につながったか？」「つながりそうか？」などの感覚を元に、カテゴリー分けは効率的なフォローアップのためにも大事なことです。
最初のフォローメールはいつまでに？
出展中に訪れてくださった方への最初のフォローアップは、
一週間以内に、なるべく早めに送ることをおすすめします。
私は大体、最低でも2日以内には最初のフォローアップメールを送っています。
これは自分自身、来場者の記憶がフレッシュなうちに送りたいという理由もあります。
お礼メールは基本的にビジターさん全員に。
よほど困ったビジターさん、だけは送りません。
困ったビジターさん、に関しては私の前の記事、出展中に気をつけること、で詳しく書いています。
お礼メールは、定型文を作り、もし可能であればそのビジターとの間で交わして話について触れたりするとより良い関係構築ができると思います。
添付する書類やデータの内容やタイミングは？
商談につながった、または将来つながりそうな相手に対しては、カテゴリー分けで優先的に、さらに必要に応じて情報やデータを添付します。
カタログ送付等の希望があった場合は最初のメールと一緒に添付しています。
尚、価格表は、求められた時だけ送る、だけでも大丈夫です。
すでに商談が決まったビジターに対してはProforma Invoiceやその他必要な情報を一緒に送ります。
Proforma Invoice（プロフォーマインボイス）は、正式な請求書（Commercial Invoice）の前に発行される見積書のようなもので、金額や条件などを事前に確認するための書類です。
お互いの確認のためにも注文から実際の発送まで時間が空く場合は送付します。
在庫や納期など確認事項で時間が必要な場合もあるので、まずはお礼メールだけを送り、後で全て確認できてから送る手順でも大丈夫です。
まとめ
以上、来場者へのフォローアップのポイントをまとめました。
- 来場者の情報をデータ管理、カテゴリー分けで効率的なフォローアップを。
- 最低でも最初のフォローアップは出展後一週間以内に。
- 商談につながった、またはつながりそう相手を優先的に。
- 必要に応じて、カタログ、価格表、Proforma Invoice（見積書として）を送る
出展後も何かと忙しい中で、優先度を決めて効率的にフォローアップすることをおすすめします。
そして、冒頭でも触れましたが、どんなご縁が将来のチャンスにつながるかは、すぐには分からないものです。
特に最初のうちは、「この人は商談につながるかも」という判断が難しいこともあると思います。
そんな時は、まずは一度フォローアップしてみて、相手の反応を見ながら調整していくのもひとつの方法です。
Naviact YK では、海外展示会出展のサポートやコンサルティングを行っています。
お気軽にお問い合わせください。
🎁無料プレゼント｜海外展示会 出展チェックリスト（PDF）
出展経験をもとに作成した、準備に役立つチェックリストを無料でお届けしています。
初出展でも安心して臨めるよう、時系列で整理した実践ガイド付き。
フォームにメールアドレスをご登録いただくと、すぐにPDFをお受け取りいただけます。
コメント